Công văn là loại văn bản dùng nhiều nhất trong cơ quan nhà nước, nhưng cũng là loại bị trả lại nhiều nhất vì sai thể thức. Bài này hướng dẫn viết một công văn đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Khác với báo cáo, tờ trình hay kế hoạch, công văn không có dòng tên loại in giữa trang. Thay vào đó, phần trích yếu được viết thành dòng "V/v ..." đặt ngay dưới số và ký hiệu ở góc trái. Nếu anh/chị thấy chữ "CÔNG VĂN" in to giữa trang thì văn bản đó đã sai ngay từ đầu.
| Thành phần | Ghi chú khi trình bày |
|---|---|
| Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành | Góc trên bên trái; cơ quan ban hành in hoa, đậm |
| Quốc hiệu và Tiêu ngữ | Góc trên bên phải, có dòng kẻ ngang ngắn bên dưới tiêu ngữ |
| Số, ký hiệu | Dạng Số: .../…-…; ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt cơ quan và đơn vị soạn thảo |
| Trích yếu "V/v ..." | Đặt dưới số ký hiệu, chữ nhỏ hơn, in nghiêng hoặc đứng tuỳ mẫu của cơ quan |
| Địa danh và ngày tháng năm | Bên phải, cùng hàng với số ký hiệu; in nghiêng |
| Kính gửi | Ghi đúng, đủ tên cơ quan hoặc chức danh người nhận |
| Nội dung | Phần chính, xem mục dưới |
| Chức danh, chữ ký, họ tên người ký; dấu | Góc dưới bên phải |
| Nơi nhận | Góc dưới bên trái, kết thúc bằng dòng lưu văn thư |
Đoạn 1 — căn cứ và lý do. Nêu văn bản làm cơ sở hoặc bối cảnh, thường mở đầu bằng "Thực hiện...", "Căn cứ...", hoặc "Ngày ... tháng ... năm ..., ... có Công văn số ... về việc ...". Đây là chỗ trả lời câu hỏi vì sao có công văn này.
Đoạn 2 — nội dung chính. Nêu rõ đề nghị, yêu cầu hoặc thông tin cần truyền đạt. Nếu có nhiều việc, tách thành các mục 1, 2, 3 và mỗi mục chỉ một việc. Nội dung phải nêu được: làm gì, ai làm, làm đến đâu, hạn cuối là ngày nào, gửi về đâu.
Đoạn 3 — câu kết. Với công văn đề nghị cấp trên, thường dùng "... kính đề nghị ... xem xét, quyết định." Với công văn gửi cấp dưới, thường dùng "... yêu cầu các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện." Câu kết phải khớp với quan hệ cấp trên - cấp dưới, đây là lỗi rất hay gặp.
| Tình huống | Trích yếu | Câu kết phù hợp |
|---|---|---|
| Xin số liệu từ đơn vị trực thuộc | V/v báo cáo số liệu học sinh đầu năm học 2026-2027 | Đề nghị các đơn vị báo cáo đúng thời hạn nêu trên. |
| Trả lời cơ quan khác | V/v phúc đáp Công văn số .../... ngày .../.../... | Trên đây là ý kiến của ..., xin trao đổi để Quý cơ quan biết. |
| Đề nghị cấp trên | V/v đề nghị bổ sung kinh phí ... | Kính đề nghị ... quan tâm, xem xét. |
Công văn thường chỉ đóng dấu của cơ quan tại chữ ký của người có thẩm quyền, dấu trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Dấu treo và dấu giáp lai được dùng cho các trường hợp khác như phụ lục kèm theo hoặc văn bản nhiều trang, tuỳ quy định quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan anh/chị.
Được, nhưng nên hạn chế. Thực tiễn văn thư khuyến nghị mỗi công văn tập trung một nhóm việc có liên quan để đơn vị nhận dễ xử lý và dễ theo dõi kết quả. Nếu buộc phải nêu nhiều việc, hãy tách thành các mục được đánh số, mỗi mục một việc kèm hạn hoàn thành riêng, tránh để người nhận bỏ sót.
Ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo, phân cách bằng dấu gạch ngang, ví dụ dạng Số: 123/SGDĐT-KHTC. Cách viết tắt phải thống nhất trong toàn cơ quan; nhiều nơi ban hành quy chế công tác văn thư riêng để quy định bảng chữ viết tắt này.
Anh/chị chỉ cần mô tả bằng lời thường: gửi ai, việc gì, hạn khi nào — hệ thống dựng đủ số ký hiệu, trích yếu, nơi nhận, chữ ký và xuất file Word.
Soạn văn bản này bằng AI →